<Р> * Сотрудничество
<р> Одна из целей управления документами Системы является улучшение сотрудничества и есть люди, изменить документ и легко просматривать последнюю версию документа.
<р> Итак, как вы хотите, чтобы это работало? Вы хотите, чтобы каждый мог изменить документ в то же время или вы хотите по одному добавлять свои изменения?
<Р> Первый вариант, как правило, довольно сложно, но есть несколько систем управления документами, которые могут Сделай это. Второе решение легче и были вокруг долго. Что обычно происходит, является то, что вы "проверить" документ для внесения изменений. Затем блокировать документ, чтобы кто-то изменить. Они, однако, иметь возможность просматривать предыдущую версию документа (самые современные, которая находится в системе).
Когда вы закончите изменение документ, который вы "проверить в" измененный документ, чтобы сделать его видимым для всех.
<Р> * Доступность
<р> Как вы должны быть в состоянии получить доступ к документам? Это сложный вопрос, так как вы, возможно, захотите, чтобы иметь возможность работать с документом, когда вы путешествуете и не имеют доступа к сети Интернет. Некоторые компании довольны, имеющих документ только доступный в Интернете, и если вы хотите взять его домой, вы можете сделать копию на свой компьютер и просматривать его в автономном режиме.
Если вы хотите сделать изменения в ней вы сделать это в Интернете. Тем не менее, есть также некоторые компании, которые должны быть в состоянии справиться с возможность также изменить документ в автономном режиме.
<Р> * Форматы документов
<р> Какие документы вы хотите, чтобы иметь возможность в вашей системе управления документами и как вы хотите, чтобы управлять?
<р> Некоторые системы позволяют работать внутри системы для всех изменений документа. Некоторые системы открыть реальную программное обеспечение для работы в, например, MS Word.
Важно, что вы думаете о том, как вы хотите, чтобы это работало. Это также важно при взгляде на следующую точку, как быть в состоянии искать и найти документ, который вы ищете.
<Р> * Возможность поиска
<р> Вы должны думать о том, как быть возможность поиска по документу. Одно из решений состоит в создании метаинформацию о документе, и соединить информацию